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Organiser une réunion efficace

Nous allons voir ici les points clés à mettre en place pour qu’une réunion se déroule rapidement et efficacement.







Nous allons voir ici les points clés à mettre en place pour qu’une réunion se déroule rapidement et efficacement.

L’organisation d’une réunion se déroule en 3 temps :
- La préparation
- Le déroulement
- Le compte-rendu

Cette organisation de réunion est valable pour la plupart des réunions, ici nous nous pencherons plus précisément sur la réunion durant le séjour de vacances.

 La Préparation

Pour qu’une réunion soit efficace, c’est l’élément clé !

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La préparation

Je vous conseille de vous créer une trame.

Dans votre trame :

1. Quels sont les buts de la réunion ? Arriver en réunion sans savoir exactement avec quelles informations on veut en ressortir est le meilleur moyen de perdre beaucoup de temps ! Ex : Bilan de la journée, répartition des tâches, gestion d’un conflit, etc.

2. Qui participe à la réunion ? Est-ce que tous les animateurs, personnels de services ont besoin d’être là ? Selon les buts de vos réunions, pensez à réduire les personnes présentes. Celles-ci pourront s’occuper de préparation, d’une activité ou simplement se reposer. Par exemple une personne en congé le lendemain n’a besoin d’être présente à la réunion de préparation du lendemain.

3. Où va t-elle se dérouler ? Choisir un endroit calme où tout le monde se voit et s’entend. Déléguer une ou 2 personnes à la surveillance des jeunes, si besoin, à qui l’on pourra faire un résumé.

4. Quand aura-t-elle lieu ? Une réunion de séjour à souvent lieu durant « le 5 ème » alors que tout le monde est déjà fatigué. Une réunion à la pause de midi, assez brève de 10-15 min peut-être faite pour résumer les activités à préparer pour le lendemain, écrire la liste des choses à faire, le matériel à réunir et qui s’occupe de quoi. Le soir, une personne qui ne participe pas à la veillée ou au début du coucher, peut s’occuper de cette tâche. Pour commencer plus tôt une réunion du soir, la-les personne-s en congé le lendemain, peuvent s’occuper de la surveillance des jeunes pendant que la réunion débute.

5. Les sujets à aborder ET le temps imparti pour chaque sujet + temps total prévu. Les sujets à aborder c’est les cas concrets des buts de la réunion : Bilan de la vie quot ? Qui s’occupe de l’atelier fleurs, de quoi as-tu besoin ? etc.

6. Les actions à mettre en place. En-dessous de chaque sujet, la secrétaire note tout ce qui a été décidé, par qui et quand ? Le lendemain, on vérifie que tout à bien été mis en place.

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Exemple de trame de réunion

 Le déroulement

1. Dès la première réunion établir des règles de vie. Par exemple :
- être à l’heure.
- essayer de ne pas dépasser le temps imparti pour un sujet.
- Éviter de faire autre chose en même temps.

Pour être plus ludique vos règles peuvent devenir une sorte de jeu sur la semaine avec des points et des défis à relever pour ceux qui ont le moins de point !

2. La-le secrétaire. Désigner un-e secrétaire, qui devra remplir la trame et faire un bref résumé. Changez ! Il ne faut pas que ce soit la même personne tous les jours et attendez qu’il-elle est fini d’écrire pour passer à autre chose !

3. Exposez les buts et les sujets qui vont être abordés. Si possible affichez-les pour que tout le monde (y compris vous) puisse s’y référer tout du long.

4. Déroulement. Pour que le temps imparti soit respecté : soyez créatif ! Par exemple : Demandez un dessin en smiley à chacun, selon les divers moment de la journée : Couché, repas, activités, veillés, etc. et ne revenir que sur les smileys malheureux. Chacun peut donner 2 points positifs et négatifs de la journée. Si quelqu’un répète un élément déjà évoqué (et résolu), il a un gage. Etc.

Les journées en séjour peuvent être assez longues, alors il faut aller à l’essentiel, sans oublier d’information.

 Le compte-rendu

Vous utiliserez votre trame à chaque réunion, je vous conseille de la faire sur un cahier accessible à tous. Cela permettra à chacun de connaître le contenu de la réunion s’il n’a pas pu y participer et également de se rappeler de qui doit faire quoi, en cas d’oubli. Faites une trame simple, qui puisse être recopié facilement.

 Pense pas bête

- Pensez dès le départ à prévoir des réunions avec le personnel de service régulièrement, cela permet de mieux les connaitre et d’appréhender les problèmes plus rapidement.

- Une fois que votre trame est bien mise en place, vous pouvez passer le relais pour que votre adjoint ou un animateur puisse s’essayer à l’exercice s’il le souhaite.

- Un animateur qui crée un herbier en même qu’il vous écoute, risque de ne pas être assez concentré mais aussi de mal faire son herbier. En séparant les 2 distinctement on gagne en qualité et en temps

- Personne n’est totalement concentré tout le temps (même vous !), si vous voyez que quelqu’un décroche un peu, faites-le participer en lui posant des questions, lui demandant son avis, etc.

- Prévoir des jeux, des défis, cela permet de rendre la réunion plus ludique mais aussi de créer une dynamique de groupe.



Marion MALATY,
date de publication : 28 février 2015,
date de dernière mise à jour : 27 mars 2014


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